ホームページ制作やシステム開発の際、「RFP（提案依頼書）」という言葉をよく耳にすると思います。

しかし、どのようにRFPを作成したらよいのかわからないとお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、ホームページ制作依頼時のRFPにおいて、失敗しない書き方やサンプルなどを作成いたしました。

RFPについてお悩みの方は、是非参考にしてください。

ホームページ制作におけるRFP（提案依頼書）とは

RFP（提案依頼書）とは、外部の企業からの提案を受けるにあたって、提案に必要な情報をまとめた文書のことを指します。

RFP（提案依頼書）は、質の高いホームページを制作してもらうために必要なものです。

RFP（提案依頼書）とは何なのか、詳細に下記の視点で解説します。

• RFPとは何か
• RFPの必要性・目的
• RFPと要件定義書の違い
• RFPとRFIの違い
• RFPを作るタイミング

RFPとは何か

RFPとは、「Request for Proposal」の略で、日本語では「提案依頼書」と訳されます。

ホームページ制作やアプリ開発、システム開発などを外注する際に、発注者が制作会社に対して提出する書類で、発注要件が書かれています。

Web制作会社は、このRFPをもとに具体的な提案を行うため、RFPの出来によって今後のプロジェクトが円滑に進むかどうかに大きな影響を与えます。

RFPに書かれている内容としては、プロジェクトの目的や自社の現状の課題、課題解決のために求める機能などが代表的です。

どんなホームページを作りたいかを制作会社とすり合わせるための文書となるため、質の高いホームページを制作するためには、記載すべき内容を押さえたRFPの作成が求められます。

RFPの必要性・目的

RFPは、「どんなホームページを作成したいのか」という点について、制作会社と発注者の間で共通の認識を持つことを目的に作成されます。

互いに共通認識を持つことにより、制作会社からの提案の質や粒度を均一にすることが可能です。

本来、各制作会社によってそれぞれ提案の色があるものですが、RFPを提示することにより、ホームページ制作にかかる予算やゴール、搭載すべき機能などの提案が的外れになりにくくなります。

なお、ホームページ制作・リニューアルの際に失敗している事例でよくあるパターンとしては、下記のようなものがあります。

• 社内の意見・要望の情報収集と整理が十分ではないままホームページ制作を進めてしまい、結局自社の課題を解決できないWebサイトになってしまった。
• ホームページの見た目や機能改善を重視したリニューアルとなり、コンバージョンが悪化してしまった。
• コンペの際、制作会社の評価基準や選定方法が甘かった。
• 経験が浅いWeb制作会社を選んでしまい、自社に想像以上のコミュニケーションコストがかかった。
• Web制作会社のサポート範囲が想像以上に狭く、関係者間のコミュニケーションに苦労した。
• WebサイトのSEO強化を目的としてリニューアルを行ったが、Web制作会社がSEOに詳しくなく、結局自社で大規模に改修する必要が出てきてしまった。

このような失敗しやすい事例は、RFPを作成することにより防ぎやすくなります。

RFPの作成は、ホームページ制作を発注する際の必須業務ではありません。

しかしながら、「自社の要望」と「各Web制作会社からの提案」のミスマッチを防ぐために、RFPを作成することを推奨します。

RFPと要件定義書の違い

Webサイト制作におけるRFPと要件定義書の違いは、書類としての目的の違いが大きいです。

RFP（提案依頼書）の目的は、「適切なWeb制作会社を選定するため、適切なホームページの設計・開発の提案を受けること」であり、要件定義書の目的は、「ホームページにおいて必要な仕様や機能・性能などを業務上の観点から定義すること」です。

要件定義書とは、ホームページの仕様を決定するための文書です。

機能や性能などWebサイトとして目に見える部分だけでなく、制作体制やその後のスケジュールまで言語化し、発注者側と共有します。

要件定義書に最低限盛り込む必要があるものは下記の9つです。

• ホームページ制作の背景
• プロジェクト概要
• サイト構成
• システム要件
• 技術要件
• インフラ要件
• セキュリティ要件
• リリース要件
• 運用保守

要件定義書とRFPは、若干異なる内容の書類ではあるものの、重なっている部分も多いです。

ただ、書類を用意する目的に大きな違いがあるため、それぞれの役割をしっかりと区別するようにしましょう。

RFPとRFIの違い

RFPに似たような言葉で、RFIがあります。

RFIとは、「Request for Imformation」の略で日本語では、「情報提供依頼書」と呼ばれます。

RFP（提案依頼書）は、「各Web制作会社（ベンダー）からホームページ制作に関する納期や予算・仕様などの具体的な提案を受ける」ために作成するものです。

ホームページ制作の背景や目的の他に、機能要件や仕様などを記載し、依頼するベンダーを選定する段階で作成するものです。

一方で、RFI（情報提供依頼書）とは、「各Web制作会社に、会社情報や過去の実績、取り扱っている製品や技術といった情報を提示するように求める」際に用いられる文書です。

RFPが、Web制作会社に提案を依頼するために作成するのに対して、RFIで求めているのはあくまでWeb制作会社の情報の開示のみです。

RFIは、Web制作会社の発注を比較検討する1段階前の情報収集のために用いる書類と覚えておくとよいでしょう。

RFPを作るタイミング

RFPを作成するタイミングは、「Webサイト制作との契約」、もっと言うと、「いつWebサイトを公開したいか」から逆算して考えます。

Webサイト制作は、規模にもよりますが、平均で1〜3ヶ月ほどの期間を要します。

また、依頼準備から発注までに2〜3週間程度かかるのが一般的です。

これらを鑑みて、RFPの作成タイミングを自社のWebサイトの要件に合わせて、最終的にWebサイトを公開したい日から逆算して考えましょう。

RFPを作成するまでの準備

ここまで、RFPとは何かということを解説してきました。

RFPの作成には、多くの準備プロセスを必要とします。

今回は、Webサイト制作のRFPを作成する際に必要な準備について解説します。

• 自社が抱えている問題を洗い出す
• ゴールを明確に設定する
• ホームページ制作にかかる予算を確保する
• 重視する提案内容を決めておく

自社が抱えている問題を洗い出す

まず、ホームページ制作のプロジェクトがスタートしたタイミングで自社が抱えている問題を洗い出しましょう。

自社の事業分析や社員へのヒアリングなどを通して、自社が抱えている課題を洗い出し、どのようなホームページを制作すれば問題を解決することが出来るか検討します。

特に下記の部門には、確実にヒアリングを行いましょう。

• マネジメント層・経営層
• マーケティング部（サービスサイトの制作・リニューアルの場合）
• 営業部（サービスサイトの制作・リニューアルの場合）
• 情報システム部
• 人事部（採用サイトの制作・リニューアルの場合）

自社が抱えている問題を洗い出した上で、自社ホームページ制作やリニューアルを依頼するに至った背景をまとめましょう。

問題の洗い出しは、RFPにおいて最も重要な作業と言えます。

そのため、可能な限り詳細に調査して問題点を明確にすべきです。

ゴールを明確に設定する

RFPを作成する前には、ゴールを明確に設定しましょう。

自社が抱えている問題から、どんなホームページであれば目的を達成できるかについて、数字を用いて具体的に見えるようにするのがおすすめです。

つまり、ホームページ制作やリニューアルを行った後のKGI/KPIを明確にする、という作業が必要になります。

ホームページのKGI/KPIには下記のようなものが存在します。

• UU数を現在の2倍にする
• ECサイトの商品購入率を3％上昇させる
• SaaSツールのトライアルを毎月50件獲得する
• ホームページからの求人応募数を月10人にする

逆にゴール設定としてNGなのは、「5年前にリニューアルをしてホームページのデザインが古くなったため、トレンドを取り入れたデザインのサービスサイトにしたい」「とにかく今より資料請求数を増やしたい」などの曖昧で抽象的なものです。

Web制作会社は多く存在しており、各制作会社によってブランディングが得意な会社・SEOが得意な会社など得意領域が大きく異なります。

ゴールを明確にしておかないと、自社に合ったWeb制作会社を選びづらくなるでしょう。

ホームページ制作にかかる予算を確保する

RFPの作成前に、ホームページ制作にかかる予算を確保しておきましょう。

ホームページ制作にかかる予算をあらかじめ決めてRFPに記載しておけば、Webサイト制作会社からは、仕様なども含め一層具体的な提案を受けることが可能となります。

また、ホームページ制作は、予算によってどこまで発注者側が必要としている機能を実装できるかなどが変わってきたり、依頼するWeb制作会社が変わってきたりします。

そのため、具体的な提案を受ける前にある程度予算は決めておき、確保しておくことをおすすめします。

重視する提案内容を決めておく

RFPを作成する前の最後のステップとして、重視する提案内容を決めておく、という作業があります。

今回のサイト制作において何を優先するのか、についてまずは考えましょう。

例えば、納期の早さを優先するのか、予算をオーバーしてでも高い成果が期待できる制作会社を優先するのかなど、どんな提案を重視するのかあらかじめ決めておくと、制作会社選びで失敗しにくくなります。

そして、重視する提案内容と意思決定基準を、プロジェクトメンバーや最終的な決裁者とすり合わせを行った上で具体的な提案を受けるようにしましょう。

重視する提案内容をプロジェクトチーム内や決裁者とすり合わせしていないと、提案を受けた後に全員がそれぞれの視点でフィードバックをしてしまうため、依頼するWeb制作会社がなかなか決まらなかったり、感覚的にWeb制作会社を選んでしまったり、ということがあるため、結果として設定したゴールからずれてしまうことがあります。

失敗しないRFPの書き方・記載すべき項目

ここまで、RFPを作成するまでの準備事項について、解説をしてきました。

ここからは、失敗しないRFPの書き方や記載すべき項目について具体的に解説します。

RFPに記載すべき項目としては、下記のようなものがあります。

• プロジェクト概要
• 会社概要/事業内容
• 現状の課題
• KPI/KGI
• ホームページ制作にかける予算
• 機能要件
• 提案に盛り込んでほしい内容
• ホームページの制作スケジュール

プロジェクト概要

RFPでは、まずプロジェクトの概要を記載する必要があります。

「自社が抱えている課題を解決する手段は、ホームページ制作で本当に合っているのか」などを検討した上でRFPに組み込みましょう。

主に下記のような内容を記載するとよいです。

• プロジェクト名
• ホームページ制作の目的
• ホームページ制作を依頼しようとした背景

ホームページ制作を行おうとした目的や背景について、Web制作会社に理解してもらうことが大切です。

プロジェクトの概要や目的などといった、プロジェクトの根幹にかかわる部分を認識の齟齬なく理解してもらうことにより、自社の要望と提案のずれを防ぐことが可能となります。

会社概要／事業内容

自社の会社概要や事業内容（サービス内容）も、具体的に記載をしましょう。

事業についての説明がなければ、Web制作会社側としてはサービス内容がわかりません。

適切なデザインやメインキーワードなどを設定してもらうためにも、RFPの中に、制作するWebサイトで取り扱うサービスの概要などを記載し、自社のことをWeb制作会社に知ってもらえるようにする必要があります。

Web制作会社に自社のことをしっかり知ってもらい、理解を深めてもらえれば、希望に沿ったWebサイトの制作が実現する可能性が高まります。

現状の課題

RFPを作成する上で核となるのが、「具体的にどのような課題を抱えているのか」という情報です。

プロジェクト概要で記載した「依頼しようと思った背景」を、より具体化した内容を記載します。

どのような課題があり、どのように解決したいのかなどを、Web制作会社に詳細かつわかりやすく伝えましょう。

自社の課題を具体的に伝えることにより、Web制作会社からオウンドメディアの提案やSNSも合わせた提案など、自社の課題を解決するための＋αの提案を行ってもらえることができ、本質的な成果につながるプロジェクトとなる可能性が高まります。

KPI／KGI

RFPには、具体的なKGI/KPIも記載すべきです。

KPI/KGIとしてよく記載されるのは、PV数やUU数・CV数・CVRなどが挙げられます。

ホームページ制作にかける予算

予算によって、各社からの提案が大きく異なります。

そのため、RFPには、できるだけ確度の高い予算を記載するようにしましょう。

RFPに記載した予算を超過した提案を受けた場合には、その理由を提案書に明記する旨を記載しておきましょう。

そうしておけば、仮に予算を超えていたとしても、成果に繋がるより良い提案を得られるかもしれません。

機能要件

ホームページの制作やリニューアルにあたり、ホームページにどのような機能を搭載したいかなどの自社が考えている要件や要望も、RFPの中に盛り込みましょう。

「ブログ機能をつけたい」
「ECサイトのカート機能を搭載してほしい」
「サイト内検索機能をつけたい」

これらの要件や要望は、できる限り具体的に記載しておくべきです。

また機能要件は、遅くともRFPを提出するタイミングではすべて洗い出しておきましょう。

後から機能要件を追加すると、最初に希望していた予算を大幅にオーバーする可能性があります。

提案に盛り込んで欲しい内容

各社から提出される提案書に記載してほしい内容も、RFPの中に記載しましょう。

要件によって内容は異なりますが、具体的には、下記のような内容を記載することをおすすめします。

• プロジェクトの企画書
• サイトマップ
• Webサイトのデザインイメージ
• 現在のWebサイトの分析・改善項目
• コンテンツ案
• プロジェクト体制
• スケジュール
• 見積もり

ホームページ制作スケジュール

ホームページの公開希望日は、確実にRFPの中に盛り込むようにしましょう。

あらかじめホームページの公開日を明確に設定しておくことにより、後々の納品遅れなどのトラブルを防ぐことができます。

また、ホームページの公開希望日はマストで守ってほしいのか、できればその日までに間に合わせたいという温度感なのか、についても、あらかじめ制作会社側と共通認識を持っておきましょう。

注意点としては、Webサイトの制作開始から公開までは平均で1～3ヶ月程度はかかるため、余裕を持ったスケジュールになっているのかを確認するようにしてください。

RFPを作成すべき理由

サイト制作を行う上でRFPが欠かせない理由は、主に下記の4つが挙げられます。

• 自社の目的がWeb制作会社へ伝わりやすくなり提案の質が上がる
• Web制作会社とのコミュニケーションコストを削減できる
• Web制作会社を選定しやすくなる
• 適正な範囲のコストで収まる

自社の目的がWeb制作会社へ伝わりやすくなり提案の質が上がる

RFPを作成すべき最大の理由は、自社の目的がWeb制作会社へ適切に伝わりやすくなり、提案の質が上がることです。

自社が抱えている課題や、今後目指すKGI/KPIなどを明記するため、Web制作会社は「何のためにホームページ制作やリニューアルをしようとしているのか」を適切に把握することができます。

その結果、自然と提案の質も上がりやすくなるでしょう。

また、ホームページ制作やリニューアルを依頼する際に、自社の目的がWeb制作会社へ伝わっておらず、プロジェクトをスタートしてから要件のすり合わせを行ったり、自社が想定しているものからかけ離れたアウトプットが出てきたりすることがあります。

このようなよくある失敗をしないためにも、RFPの作成を行いましょう。

Web制作会社とのコミュニケーションコストを削減できる

RFPを作成することで、Web制作会社とのコミュニケーションコストを削減できるというメリットもあります。

最初に実現したいことや課題を明確に伝えてあるため、都度やり取りする手間を省くことができるからです。

また、プロジェクトがスタートしてから要件を再度すり合わせをする機会を減らすことができるため、最小限のコミュニケーションコストで自社のホームページを制作してもらえる可能性が高まるでしょう。

ホームページ制作を発注する際、事前の条件提示が曖昧だったために、後々納品物などを巡ってトラブルへと発展してしまうケースがあります。

また、大事な取り決めなどを口頭で行ってしまったことにより、「言った・言わない」の水掛け論になってしまう場合もあります。

こういったコミュニケーションエラーによるトラブルを事前に防ぐためにも、RFPを作成して、提示する条件の内容や対応してほしいことなども明文化しておきましょう。

Web制作会社を選定しやすくなる

RFPを作成することにより、Web制作会社の選定を行いやすくなることもメリットの一つです。

自社で作成したRFPをもとに、各社が提案書を送ってくるため、どの制作会社が最も自社の要望を実現できるのか選びやすくなります。

複数のWeb制作会社へ要件を伝える際のコミュニケーションが楽になり、Web制作会社に伝える用件を均一にできるため、各社は同じ情報で提案を作成することになります。

Web制作会社それぞれの提案を同じ評価基準で比較することができるため、自社にあった会社を選定しやすくなるでしょう。

適正な範囲のコストで収まりやすくなる

RFPを作成するメリットとして、適正な範囲のコストで収まりやすくなることも挙げられます。

初期段階での要望が曖昧だと、途中で要件を追加していく必要が出る可能性が高く、余計な費用がかかってしまうリスクが出てきます。

また、予算内でどの程度まで要件を満たしてもらえるのかという視点で提案を受けることができ、適正な範囲のコストで抑えることが可能となります。

RFPのサンプル

以下に、ここまでの内容を踏まえて作成したWebサイト制作におけるRFP（提案依頼書）のサンプルを掲載します。

新規Webサイト制作プロジェクト提案依頼書
——————————————————
発行日: 2024年8月20日
提出期限: 2024年9月10日
連絡先: [会社名、担当者名、メールアドレス、電話番号]
——————————————————

1. 会社概要
株式会社○○は、○○業界で、○○○○年から活動している[会社の主な事業内容]を提供する企業です。この度、新規事業として[新規事業名]を展開するにあたり、サービスサイトを新規制作することを計画しています。

2. プロジェクト概要
　2ｰ1 プロジェクト名
　　新規事業サービスページ立ち上げ

　2ｰ2 本プロジェクトの目的
　　新規事業の認知拡大・問い合わせ獲得

　2ｰ3 対象ユーザー
　　企業のWebデザイナー
　　フリーランスのWebデザイナー

　2ｰ4  本プロジェクトのゴール（KGI/KPI）
　　1年後までにオーガニック経由（広告経由は除く）の問い合わせ数を30件/月獲得。

　2ｰ5 本プロジェクトの予算
　　500万円
　　※見積もりには、すべての費用（デザイン、開発、テスト、運用サポート、ライセンス費用など）を含めてください。

　2ｰ6.予定納期（目標とするサイト公開日）
　　2025年1月31日

3. 提案依頼の範囲
提案するベンダーには、以下の項目を含むWebサイト制作プロジェクトの全体的な計画と実行を依頼します。

　3.1 要件定義　
　・サイトの機能要件および非機能要件の詳細なドキュメント化
　・ターゲットユーザーのニーズの把握
　・SEOやクローラビリティ・ページスピードの考慮

　3.2 サイト設計とデザイン
　・サイトマップの作成
　・ユーザーエクスペリエンス（UX）の設計
　・レスポンシブデザインの実装
　・ビジュアルデザイン（ブランドガイドラインに基づく）

　3.3  開発とテスト
　・フロントエンドおよびバックエンドの開発
　・CMSの構築と設定
　・クロスブラウザ/デバイステストの実施
　・セキュリティ対策の実施

　3.4 サイト運用と保守
　・サイトローンチ後の保守サポート
　・解析ツールの導入とデータのトラッキング設定
　・バグ修正と機能追加のサポート

4. 提案書の内容
提案書には以下の情報を含めてください。

・会社概要と実績
・プロジェクトの企画書
・サイトマップ
・Webサイトのデザインイメージ
・コンテンツ案
・プロジェクトチームの紹介（担当者の経歴と役割）
・作業工程とスケジュール
・予算内訳と見積
・過去の同業界のプロジェクトの事例（ポートフォリオ）
・サポートの内容

5. 提案書提出の要件
提案書はPDF形式で、2024年9月10日までに下記のメールアドレスに送付してください。書類提出後、審査を通過した場合は面談にお招きします。

提出先: [メールアドレス]
提出期限: 2024年9月10日

6. 連絡先
本プロジェクトに関する質問や追加情報のリクエストがある場合は、以下の連絡先までお問い合わせください。

担当者: [担当者名]
電話番号: [電話番号]
メールアドレス: [メールアドレス]

RFPの重要性が低いケースもある

RFPの重要性を聞いていると、どんな案件でも作成しないといけないと勘違いする方もいらっしゃるかと思います。

できる限り作成をおすすめしますが、RFPの重要性が低いケースも存在します。

例えば、総ページ数が5ページ以内に収まりそうな小規模サイトや、集客や売り上げなどを考慮していない名刺代わりなホームページを作成する場合の場合が挙げられます。

こういった場合は、わざわざRFPを作らなくても問題ないです。

まとめ

Webサイト制作を円滑に進めるために必要なのが、RFPです。

Web制作会社にRFPを提出することで、ホームページ制作の成功率を格段に上げることができます。

制作会社の中にも、デザインが得意な会社、SEOが得意な会社、ブランディングが得意な会社、採用ホームページが得意な会社など様々な会社が存在します。

自社のRFPに沿って、自社のホームページ制作の目的に合うWeb制作会社の選定を行いましょう。